Controlar as finanças de uma empresa é fundamental para garantir sua sustentabilidade e crescimento. Um dos primeiros passos nesse processo é entender a diferença entre despesas fixas e variáveis. Saber distinguir esses tipos de despesas e gerenciá-las adequadamente pode ajudar a manter o controle do fluxo de caixa, identificar oportunidades de economia e planejar o futuro financeiro da empresa com mais segurança.
Neste post, vamos explicar o que são despesas fixas e variáveis, como separá-las e, principalmente, como controlá-las de forma eficiente, seja utilizando planilhas ou softwares de gestão.
O Que São Despesas Fixas?
As despesas fixas são aquelas que se repetem mensalmente, independentemente do volume de vendas ou da produção da empresa. Elas não sofrem variação significativa com o aumento ou diminuição das atividades da empresa. Em outras palavras, mesmo que sua empresa não faça nenhuma venda em um determinado mês, essas despesas continuarão a existir.
Exemplos de Despesas Fixas:
- Aluguel de imóveis ou equipamentos.
- Salários e encargos trabalhistas fixos.
- Contas de serviços públicos (água, luz, internet) quando mantêm valores estáveis.
- Seguros.
- Manutenção de equipamentos (contratos fixos).
- Licenças de software com pagamento mensal fixo.
O Que São Despesas Variáveis?
As despesas variáveis, por outro lado, estão diretamente relacionadas ao volume de produção ou de vendas da empresa. Elas variam conforme o nível de atividade da empresa: quanto maior a produção ou as vendas, maior será o valor dessas despesas.
Exemplos de Despesas Variáveis:
- Matéria-prima e insumos utilizados na produção.
- Comissões de vendas.
- Frete e transporte de mercadorias.
- Embalagens e outros materiais consumíveis.
- Energia elétrica, quando seu consumo varia com a produção.
- Custo de mão de obra extra (horas extras ou trabalhadores temporários).
Como Separar Despesas Fixas e Variáveis?
Para gerenciar adequadamente suas finanças, é crucial separar as despesas fixas das variáveis. Isso permitirá uma visão clara do quanto sua empresa precisa gerar em receita para cobrir os custos fixos e qual a margem de lucro necessária para lidar com as despesas variáveis.
Passos para Separar Despesas Fixas e Variáveis:
- Liste todas as despesas da empresa: Faça um levantamento completo das despesas que sua empresa tem ao longo do mês. Inclua tudo, desde os menores custos até as maiores despesas.
- Classifique cada despesa: Identifique se cada uma das despesas listadas é fixa ou variável. Pergunte-se: “Esta despesa vai existir mesmo que a empresa não produza ou venda nada?” Se a resposta for sim, é uma despesa fixa. Caso contrário, é variável.
- Revise periodicamente: A situação da empresa pode mudar, e com ela, as características das despesas. Por isso, faça uma revisão regular para garantir que as classificações ainda estão corretas.
Como Controlar Despesas Fixas e Variáveis?
Depois de separar as despesas, o próximo passo é controlá-las de forma eficaz. O controle financeiro pode ser feito de várias maneiras, desde métodos mais simples, como planilhas, até ferramentas mais sofisticadas, como softwares de gestão.
Controle de Despesas com Planilhas
Planilhas são uma ferramenta simples e acessível para qualquer empresa. Você pode criar uma planilha de controle de despesas no Excel ou Google Sheets, categorizando as despesas em fixas e variáveis.
- Crie colunas: Divida a planilha em colunas para descrever a despesa, sua categoria (fixa ou variável), o valor e a data de vencimento.
- Atualize regularmente: Insira as despesas conforme elas forem surgindo e atualize os valores para manter o controle em tempo real.
- Analise mensalmente: Ao final de cada mês, revise os dados para identificar onde você pode cortar custos ou onde precisa ajustar o orçamento.
Controle de Despesas com Softwares de Gestão
Para empresas que lidam com um grande volume de dados ou que buscam uma gestão financeira mais automatizada, os softwares de gestão são uma excelente opção. Esses programas permitem um controle mais detalhado e integrado das finanças.
- Automatização de lançamentos: Softwares de gestão financeira automatizam o lançamento de despesas, classificando automaticamente entre fixas e variáveis.
- Relatórios detalhados: Gere relatórios financeiros que ajudam a visualizar para onde o dinheiro da empresa está indo, facilitando a tomada de decisões.
- Alertas e notificações: Receba notificações sobre vencimento de despesas e possíveis desvios de orçamento, ajudando a manter as finanças em dia.
Entender e controlar as despesas fixas e variáveis é essencial para o sucesso financeiro de qualquer empresa. Seja utilizando planilhas simples ou softwares de gestão mais avançados, o importante é manter um controle rigoroso dessas despesas, garantindo que a empresa esteja sempre preparada para enfrentar desafios financeiros e aproveitar oportunidades de crescimento.
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